Qué es un SGA

Un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) es una herramienta tecnológica diseñada para mejorar la eficiencia y el control de las operaciones dentro de un almacén. Su función principal es gestionar el almacenamiento, la organización de inventarios y la optimización de los procesos logísticos.

En la actualidad, la gestión eficiente de un almacén es clave para garantizar la rentabilidad de cualquier empresa que maneje grandes volúmenes de productos. Un SGA permite controlar, automatizar y optimizar todas las actividades relacionadas con la logística interna, asegurando que los recursos sean utilizados de manera óptima y que los tiempos de respuesta sean más rápidos.

Los almacenes modernos han evolucionado, pasando de ser simples espacios de almacenamiento a convertirse en centros estratégicos que influyen directamente en la eficiencia operativa y la experiencia del cliente. Sin una correcta gestión del inventario y un flujo de trabajo optimizado, las empresas pueden enfrentar retrasos, errores en la preparación de pedidos y costos innecesarios.

Por ello, la implementación de un SGA es fundamental para cualquier organización que desee mejorar su cadena de suministro, reducir errores y aumentar la rentabilidad. Su uso se ha extendido en sectores como la logística, distribución, manufactura, retail y comercio electrónico, donde el tiempo de entrega y la precisión en la gestión de stock son críticos para la satisfacción del cliente.

¿Para qué sirve un SGA?

Un SGA tiene como objetivo mejorar la gestión de los almacenes y centros logísticos mediante tecnología avanzada. Sus principales funciones incluyen:

• Control y trazabilidad del inventario: Un SGA permite conocer en todo momento la ubicación exacta de cada producto dentro del almacén. Esto no solo facilita la reducción de errores en la preparación de pedidos, sino que también mejora la gestión del stock, evitando roturas de inventario o acumulaciones innecesarias de productos. La trazabilidad es especialmente importante en sectores como la alimentación, la farmacéutica y la automoción, donde el seguimiento de lotes y fechas de caducidad es clave.
• Optimización del espacio de almacenamiento: El sistema analiza la disposición del almacén y sugiere la mejor ubicación para cada mercancía, maximizando la capacidad del espacio disponible y reduciendo tiempos de búsqueda. Una buena organización minimiza la necesidad de ampliaciones físicas del almacén y facilita la operativa diaria, evitando recorridos innecesarios y mejorando la eficiencia del picking.
• Automatización de procesos: Desde la recepción de productos hasta la expedición de pedidos, un SGA automatiza tareas repetitivas, reduciendo costos operativos y mejorando la eficiencia. La digitalización de procesos como el etiquetado, el picking, la gestión de devoluciones y la reposición automática de stock elimina la dependencia del papel y reduce el riesgo de errores humanos.
• Integración con otras soluciones empresariales: Un SGA se conecta con ERPs, sistemas de transporte, plataformas de comercio electrónico y otras soluciones empresariales, asegurando una gestión integral de la cadena de suministro y evitando errores por duplicación de datos. Esta integración permite sincronizar inventarios en tiempo real y mejorar la visibilidad de la operación.
• Mejora en la preparación de pedidos: Optimiza rutas dentro del almacén y reduce el tiempo de picking, garantizando una mayor rapidez en la entrega de productos. Esto es clave para mejorar los tiempos de respuesta en sectores como el e-commerce y la distribución, donde la rapidez y precisión en la preparación de pedidos son fundamentales para la satisfacción del cliente.
• Reducción de pérdidas y desperdicios: Gracias al seguimiento detallado de cada producto, se pueden evitar caducidades, deterioros o errores en la manipulación de mercancías sensibles. La gestión eficiente del stock minimiza el desperdicio y contribuye a una logística más sostenible y rentable.

¿Cómo puedes implementarlo?

La implementación de un SGA requiere seguir varios pasos clave para asegurar su correcto funcionamiento:

1. Análisis de necesidades: Antes de elegir un SGA, es fundamental evaluar los requerimientos específicos del almacén, el volumen de operaciones y los flujos de trabajo actuales. Se deben identificar los puntos críticos y las áreas de mejora.
2. Selección del proveedor: Se debe optar por un sistema que se adapte a la estructura de la empresa y su crecimiento futuro. Es clave considerar funcionalidades, escalabilidad, facilidad de uso y compatibilidad con otros sistemas.
3. Capacitación del personal: Para aprovechar al máximo un SGA, es necesario formar a los empleados en su uso y funcionamiento. La formación continua es fundamental para mantener una operativa eficiente y garantizar que el equipo aproveche todas las funcionalidades del software.
4. Pruebas y ajustes: Antes de su implementación definitiva, se recomienda realizar pruebas piloto en un entorno controlado para identificar posibles mejoras y ajustes. Esto permite detectar errores antes de que afecten a la operativa diaria.
5. Monitoreo y optimización continua: Una vez operativo, es importante analizar los resultados, identificar cuellos de botella y optimizar procesos para maximizar su rendimiento. Se deben realizar auditorías periódicas para garantizar que el sistema sigue siendo eficiente y está alineado con los objetivos del negocio.

Conexión con herramientas de SGA

Para mejorar la gestión del almacén y optimizar la cadena de suministro, contar con una solución avanzada como AHORA SGA puede marcar la diferencia. Este sistema permite una gestión eficiente del inventario, automatización de procesos y una integración completa con otros sistemas empresariales.

Adicionalmente, el Kit Digital ofrece ayudas económicas para que las empresas puedan digitalizar su operativa y mejorar la eficiencia logística. Aprovechar estos recursos puede ser clave para modernizar la gestión del almacén sin necesidad de grandes inversiones iniciales.

David Miralpeix

Socio fundador y CEO de AHORA

David Miralpeix es uno de los socios fundadores de AHORA. Lleva más de 33 años liderando el desarrollo de software para empresas de sectores tan dispares como Banca, Seguridad, Gabinetes jurídicos legales, Fabricación, Producción, Distribución, Servicios, Promoción, Calidad o Comercialización Inmobiliaria.