Desde el momento que una empresa decide mejorar su gestión y trabajar con sistemas avanzados de información, la reducción de costes TI se convierte en uno de los grandes retos para sus directivos. En el proceso de búsqueda de un software de gestión, conocer todos los costes derivados de una implantación es básico a la hora de definir tanto las necesidades presupuestarias, como el ROI o retorno de la inversión. Pero ¿existe transparencia por parte de los proveedores a la hora de comunicar estos costes? ¿Te gustaría saber cómo evitar sorpresas en tus facturas? Toma nota de todos los costes ocultos del software de empresa.
Los costes ocultos del software propietario
- Sobrecostes por migraciones
Los proveedores de software privativo no garantizan de por vida el funcionamiento de sus aplicaciones. En el momento que aparecen programas que incorporan novedades funcionales, las versiones anteriores tienen fecha de caducidad. En este sentido, la estrategia de cualquier fabricante de software propietario pasa por reducir la cuota de mercado de sus soluciones antiguas. Esta situación, unida a los incrementos de precios por mantenimiento, termina desembocando en una migración de datos que, en cualquier caso, traerá sobrecostes por recursos de implantación, formación de personal, tiempos de desconexión, errores de validación o pérdidas de datos.
- Costes de mantenimientoOtro aspecto importante son los costes de mantenimiento. Las políticas de los fabricantes de software propietario son variables y están condicionadas por multitud de factores. Por ejemplo, estos costes tienden a aumentar en programas de pago por uso o alquiler de software; del mismo modo, también se incrementan en soluciones antiguas y que ya no están dentro de las líneas estrategias de la multinacional. Ten en cuenta que, siempre que no se disponen del programa en propiedad, estarás obligado a contratar costes de mantenimiento, lo que supone un aumento de los gastos en TI que tendrás que afrontar cada año.
- Costes de propiedad
Antes de una implantación es muy importante que el proveedor defina un alcance funcional realista y adaptado a las necesidades futuras de la empresa. Por eso, a medida que la compañía crezca y entren nuevos actores en la ecuación de gestión, crecerá el número de usuarios de la aplicación. ¿Qué problemas encuentran los clientes de estas soluciones de software? Un incremento sustancial de los costes de propiedad por pago de nuevas licencias.
- Costes por ampliaciones de módulos
Siguiendo la idea anterior, debemos prever muy bien cuáles son los costes derivados de ampliaciones de producto. Las actualizaciones o ampliaciones pueden estar motivadas por multitud de factores: la evolución tecnológica, la evolución funcional o la normativa legal. ¿Cuáles son las políticas de los proveedores de software privativo aquí?
- Módulos para la gestión de novedades legales. El marco legal afecta en gran medida a la evolución de un ERP. Para la correcta gestión de esas novedades, los fabricantes desarrollan nuevos módulos capaces de asegurar la correcta gestión de esos procesos. Los proveedores de software privativo como SAGE desarrollan estas nuevas soluciones con gran celeridad y precisión, pero las ofrecen bajo dos modalidades: manual y automática. La segunda, la más interesante por su repercusión en la productividad y eficiencia de la empresa, es entregada con ciertos sobrecostes.
- Integración de programas de terceros. Otro de los aspectos que generan conflictos entre el proveedor y el cliente son los costes de las aplicaciones integradas. Las políticas de venta cruzada pueden no dejar suficientemente claro la presencia de estos costes extra, lo que puede provocar que pagues por aplicaciones o servicios que ni siquiera necesitas.
- Costes por migraciones de datos incorrectas
El valor que pueden aportar los distribuidores a tu empresa es otro factor muy a tener en cuenta. Es este punto, las grandes empresas de software propietario suelen dejar en manos de mayoristas la distribución de sus soluciones de gestión para la pequeña y mediana empresa. Con esta situación, es posible que tu empresa no trabaje con los mejores recursos para acometer la implantación. Es posible que no haya un partner de nivel detrás. También es probable que sea la empresa la que tenga que buscar esos recursos fuera. Dada esta problemática, muchos clientes acuden al fabricante para realizar una correcta implantación, con los sobrecostes que puede provocar. La calidad, proximidad y experiencia de los partners y distribuidores del ERP o CRM es clave para evitar nuevos costes TI por migraciones incorrectas e incompletas.
Los costes ocultos del software libre y open source
En los tipos de software de gestión, el software libre y open source gozan de gran protagonismo en el mercado. En ambos casos, los costes directos e indirectos (costes asociados a los proveedores y costes internos, respectivamente) son bastante equitativos si los comparamos con software propietario. Pese a ello, podemos destacar la siguiente relación de costes ocultos del software libre:
- Costes derivados de la infraestructura de los servidores
Uno de los problemas más habituales es incurrir en nuevos sobrecostes. Algo muy común cuando los servidores iniciales no satisfacen las necesidades de gestión de procesos de la empresa. Hay que pensar en las necesidades funcionales a futuro. Muchas soluciones de software libre (on premise o en la nube) solo responden a las necesidades actuales de la empresa. ¿Cuál es el problema? Al no existir escalabilidad ni acompañamiento por parte del fabricante, el cliente queda a su suerte cuando sus servidores no pueden gestionar más datos.
- Costes de mantenimiento o soporte
Los fabricantes de software libre u open source no ofrecen el mismo soporte que las soluciones de software privativo o software freeware. Un detalle importante puesto que los costes de soporte ERP se dispararán al acudir a terceros. O bien te tocará a ti gestionarlo desde tus recursos internos.
- Costes de mano de obra o recursos
Cuando adquieres un programa de gestión de estas características es necesario contar con equipo especializado en su tecnología. Cuando no hay un fácil acceso a distribuidores cualificados, se comete el error de dejar en manos de recursos internos su implementación y actualización. Al final es habitual acudir a consultores o equipo externo capaz de desarrollar con éxito este trabajo.
- Coste de aprendizaje y rendimiento posterior
Durante una implantación, los costes de formación, medidos en tiempo y recursos internos, tienen un gran peso en el coste total de la solución. La investigación y el estudio de manuales, así como las pruebas ensayo-error suponen costes importantes para la empresa.
En relación a la eficiencia y productividad, suele disminuir el rendimiento de los trabajadores por cierto desconocimiento del programa. Valora que tu proveedor de software aporte una buena formación inicial y cierto apoyo documental post implantación. Los proveedores de software libre y open source están muy lejos de convertirse en un partner tecnológico comprometido y cercano.
